L'auto-résolution d'adresse est le mode le plus utilisé. Vous commencez à taper un élement de l'identité de votre correspondant (nom, prénom, adresse email) dans le champ souhaité (A, CC, CCI, à choisir), le système vous propose les correspondants présentant cette chaîne de caractères et vous désignez le vôtre.
D'autres méthodes existent qui font appel au bouton "Contact" du haut de la fenêtre de composition qui fait apparaître la fenêtre ci-dessous :
Trois possibilités s'offrent à vous :
Nouveau ! Les dossiers corbeille, spam et quarantaine sont maintenant automatiquement vidés des messages de plus de 30 jours !
La plate-forme anti-spam s'enrichit d'un module additionnel : celui-ci consiste à demander aux correspondants inconnus de s'authentifier. Si l'auteur n'est pas dans le carnet d'adresses, il reçoit un message automatique lui demandant de taper un code. Une fois authentifié, le correspondant passe en liste blanche et il ne lui sera plus nécessaire de s'authentifier à l'avenir. Les messages des correspondants non identifiés partent dans le répertoire "quarantaine". Il est donc possible de contrôler les messages reçus.
En déplaçant un message de la quarantaine vers la boite de réception, le correspondant passe en liste blanche, même si ce dernier n'a rien fait de son côté. La liste blanche est gérée au niveau de la société de façon à ce qu'un correspondant n'ait pas à s'authentifier plusieurs fois.
Nettoyage automatique des dossiers corbeille, spam et quarantaine !
Dès qu'un correspondant s'authentifie (ou bien est mis en liste blanche par un utilisateur), tous ses messages en quarantaine dans les boites des différents utilisateurs passent automatiquement dans les boites de réception (au bout d'une minute environ).
Dès que l'on envoie un message (avec l'Interface Oryanoo) à un correspondant, il est automatiquement ajouté en liste blanche.
La vérification du contenu du message fonctionne toujours, en amont du processus. Le principe de fonctionnement est le suivant :
Pour l'activer : Menu > Email > Préférences
Là, choisir la langue dans laquelle seront envoyées les demandes d'authentification. A noter que chaque message d'authentification contient un lien vers le même message dans les autres langues, représentées par des petits drapeaux :
Q : Quand je "blanchis" un correspondant, mes collègues en bénéficient-ils également ?
R : Oui, votre action est valable pour tous les utilisateurs.
Q : Existe-t-il une liste noire ?
R : Oui et pour y mettre un correspondant, faites simplement un glisser-déposer de son message du dossier "quarantaine" au dossier "spam". Si le message est au prélable dans un autre dossier, commencez par le glisser dans le dossier "quarantaine".
Q : Comment cela fonctionne-t-il pour les alias ?
R : Imaginons l'alias info@oryanoo.com qui contient une redirection vers marc@oryanoo.com et derancy@oryanoo.com.
1. Antispam global Oryanoo :
Sous contrôle de l'administrateur, par règles sur tous les emails en entrée, par contrôle des émetteurs et/ou des objets.
Exemple d'élimination : les messages contenant le mot "casino" ou "vi@gra" dans l'objet, .ru dans l'adresse email de l'émetteur si on ne travaille pas avec la Russie.
2. Antispam classique (bayésien)
Sous contrôle de l'utilisateur, par scoring sur les divers éléments contenus.
Exemple d'élimination : les spams habituels, contenant des termes (viagra, cialis, gratuit, ...), une ponctuation, une casse ou un format particuliers, etc., caractères dont l'accumulation augmente la probabilité d'avoir affaire à un spam.
3. Antispam plus d'Oryanoo
Sous contrôle de l'utilisateur, par demande d'authentification à l'auteur encore inconnu ou non déjà blanchi par un collaborateur de la société. Les messages arrivent dans la boîte quarantaine en attendant une action de leur auteur (authentification) ou du destinataire (blanchiment). Il faut vérifier le contenu de ce dossier !
4.Filtrage final par règles
Sous contrôle de l'utilisateur, destiné à ranger directement les messages dans des dossiers de sa boîte de messagerie selon leur objet ou leur auteur.
Exemple : tous les messages contenant "newsletter" dans leur sujet partent directement dans le dossier "Newsletters".
Lorsque vous cliquez sur "Attacher", le système vous propose le choix d'attacher des fichiers en provenance de votre ordinateur ou bien en provenance des fichiers partagés :
Ensuite, il vous suffit de naviguer dans l'arborescence, de faire un clic droit sur le fichier et de cliquer sur "Attacher" :
Vous pouvez attacher plusieurs fichiers d'un seul coup en les sélectionnant au préalable (cases à cocher à gauche du nom de fichier). Ensuite, clic droit puis "Attacher".
Nous recevons souvent des appels à l'aide concernant des disparitions pas si mystérieuses que cela, à condition de bien connaître les différents dispositifs de filtrage et de recherche qui vous sont proposés dans les écrans de synthèse. Parcourons-les :
La recherche d'une chaîne de caractères pouvant se présenter n'importe où sur l'écran de synthèse se lance en entrant cette chaîne dans la fenêtre générale située en haut de l'écran. D'ordinaire, vous vous contentez d'appuyer sur la touche "Entrée" et vous obtenez votre résultat. En passant par un clic sur la petite loupe située juste à sa gauche, vous découvrirez quelques options. Ici on a lancé la recherche directement :
Dans cette fenêtre d'options, vous pourrez supprimer le critère de recherche, cette suppression étant également possible en effaçant tous les caractères entrés dans la fenêtre de recherche et en appuyant sur la touche "Entrée", la couleur jaune significative de la présence d'un filtrage doit disparaître.
Vous voyez également que vous pouvez étendre la recherche au champ "notes" des fiches contacts ou sociétés (au détriment de la vitesse) et imposer à votre chaîne de caractères d'être exacte, c'est à dire d'apparaître telle quelle dans un des champs affichés. Une fois ces options choisies, elle apparaissent en gras et restent actives, ce qui peut provoquer une incompréhension lors de recherches suivantes :
Si la recherche doit être sélective et ne concerner que les données d'un champ (d'une colonne) en particulier, alors préférez les zones situées sous les libellés des colonnes. Si vous recherchez quelqu'un qui se prénomme Martin, entrez son prénom sous le libellé "Prénom" plutôt que dans la fenêtre générale, cela vous évitera de sortir tous ceux dont c'est le patronyme ! Un exemple ci-dessous où (plus loin sur l'ecran et non présenté ici) le champ "Ville" de la société Franprix contient Paris :
Les droits d'accès et les types, présentés en haut des écrans de synthèse, sont autant de critères de filtrage qu'il vous est possible d'utiliser en combinaison avec les autres. En outre, chaque libellé de champ peut être cliqué pour trier les informations selon ce champ, dans l'autre direction en cliquant une fois supplémentaire. Un petit triangle blanc vous rappelle le champ actif pour le tri. Lors d'un tri, si certaines informations ne semblent pas se trouver là où vous les attendez, ouvrez la fiche et éditez la, vous y trouverez peut-être la raison, un blanc en premier caractère par exemple...
N'oubliez pas : si la couleur jaune apparaît dans votre écran de synthèse, il y a de très fortes chances pour que cet écran ne contienne pas la totalité des informations de la base !
Bonne nouvelle en cette période de départ en vacances, l'auto-répondeur a été totalement ré-écrit. Il enverra le message souhaité à vos correspondants à réception de leur email. Les emails suivants ne provoqueront pas de nouveau message automatique de votre part à un correspondant qui en aurait reçu déjà un moins de 5 jours auparavant.
L'auto-répondeur se programme (texte du message et activation) dans le menu Email > Auto-répondeur.
Rappelons que dans Email > Préférences, vous pouvez choisir d'activer la redirection de vos messages et de désigner une ou plusieurs adresses pour cette redirection et choisir de conserver ou non les messages redirigés dans votre boîte de réception.
L'éditeur mis à votre disposition est un éditeur HTML. Il produit donc, à l'aide d'une interface la plus conviviale possible, du code HTML. Il convient dès lors de s'attendre à certains comportements que vous pourriez juger anormaux et qui ne le sont aucunement :
Les images que vous pouvez insérer grâce à l'icône
doivent au prélable être téléchargées dans la bibliothèque d'images. Cette opération se fait dans le sous-menu "Images". Les images peuvent rester privées ou être partagées. Elles peuvent aussi être classées en dossiers. Embarquées dans vos messages, il y a de meilleures chances pour qu'elles ne subissent pas le blocage de certaines messageries.
Les liens seront placés (ou supprimés) sur des parties de texte ou des images grâce aux icônes :
Veillez à leur bonne syntaxe (http:// pour des liens vers des pages web, mailto: pour un lien vers une adresse email) et choisissez s'ils doivent s'ouvrir dans la fenêtre courante ou dans une nouvelle fenêtre du navigateur du lecteur.
Les tableaux seront mis au point grâce à la série d'icônes qui leur est dédiée. Leur usage permet de mieux maîtriser les positions relatives de textes et d'images dans un email. A titre d'exemple, celui-ci est écrit dans un tableau pour avoir l'assurance d'une largeur contante que l'on a fournie en pixels.
Les invitations envoyées aux participants contiennent un lien leur permettant d'indiquer s'ils participeront ou non au rendez-vous. Ils ont maintenant également la possibilité d'écrire un message qui viendra s'afficher directement dans le rendez-vous :
Avec les Emails-type, vous préparez vos modèles de messages que vous retrouvez en un clic dans votre fenêtre de composition d'un message. Vous constituez ainsi une bibliothèque d'emails pré-formatés que vous et votre équipe utilisez ensuite au quotidien sans avoir à passer du temps sur la rédaction et la mise en forme.
Vous définissez à l'avance :
Une fois créé, le message type est appelé à partir du champ objet de la fenêtre de composition d'un email (mécanisme d'autocomplétion). Les messages-type peuvent être personnalisés à partir d'informations relatives au destinataire et à l'auteur en utilisant les champs des tables contacts et sociétés.
Ouvrir une fenêtre de composition d'un email (Menu > Email > Ecrire).
Rédiger votre message en précisant l'objet, en y ajoutant les fichiers attachés nécessaires.
Ensuite, cliquer sur Enregistrer > Formulaires.
Par défaut, les emails-type sont privés. Pour les partager, se rendre dans Menu > Email > Formulaires. Là, cliquer sur "propriétés".
Sélectionner le droit d'accès que vous souhaitez octroyer (Lecture, Ecriture, Suppression), le groupe d'utilisateurs auquel vous souhaitez donner ce droit d'accès et cliquer sur "Ajouter".
Pour utiliser un email-type, ouvrez une fenêtre de composition d'un email (Menu > Email > Ecrire). Entrez l'adresse email de votre correspondant (champ à). Commencez à saisir l'objet en rapport avec l'email-type que vous souhaitez envoyer. Une liste déroulante apparaît : la liste des emails-type en rapport avec l'objet que vous êtes en train de renseigner. Sélectionner l'email-type de votre choix. Celui-ci se charge automatiquement dans votre fenêtre de composition.
NB: Dans le cas où l'email-type est personnalisé (voir ci-dessous) en fonction du destinataire, il est important de sélectionner le destinataire (champ à) avant de charger l'email-type.
Pour personnaliser un email-type, il suffit de faire apparaître les champs nécessaires dans l'objet ou le corps de votre message, encadrés du caractère %.
Par exemple, pour faire figurer le nom de votre correspondant : %ab_lastname%
Voici un extrait de formulaire personnalisé :
Et voici le même après avoir été appelé lors de la composition d'un message à l'attention de M. Jean Dupont :
Pour personnaliser le message avec des informations concernant l'auteur, remplacer ab_ par account_. Par exemple, pour faire figurer le téléphone bureau de l'auteur : %account_wphone%. Il est important de s'assurer que les comptes utilisateurs sont bien liés à une fiche contact pour permettre cette personnalisation.
Vous trouverez ici une liste des principaux champs de la base.
Si vous souhaitez utiliser l'un de vos champs supplémentaires, il suffit de référencer celui-ci par %ab_specialXX% où XX est le numéro du champ concerné (voir Administration > Base de données > Champs supplémentaires pour les contacts).
Vous avez été nombreux à nous demander de pouvoir disposer de règles de filtrages automatiques de vos emails à l'arrivée. Même si, dans Oryanoo, la logique veut que vous fassiez un glisser-déposer de vos messages vers les dossiers particuliers que sont "Base de contacts" ou "Base des opérations" afin de provoquer leur archivage et partage dans la base de données, en liaison avec les fiches des contacts cités ou des opérations que vous désignez, il n'en existe pas moins le besoin chez certains d'entre vous de tout organiser dans des dossiers personnels, de façon classique.
Orienter automatiquement les messages vers des dossiers est désormais chose possible grâce à un nouvel élément du menu email : "Filtres", comme vous pouvez le voir sur l'image ci-contre.
La fonction est disponible à tout utilisateur, dès lors qu'il bénéficie du module Email. Son emploi est très simple et intuitif et ne devrait pas poser de problème de compréhension. Si l'ensemble des dispositifs de lutte contre les spams a été déployé, alors l'ordre d'examen des messages est le suivant : Antispam (analyse du contenu et mise en boîte spam ou corbeille selon la préférence), Antispam Plus (analyse de l'auteur du message et mise en quarantaine si non connu ou non blanchi) et enfin soumission aux règles de filtrage décrites ci-dessous et rangement automatique dans les dossiers.
C'est ici que l'on visualise l'ensemble du dispositif de filtrage. Pour l'instant, tous les filtres que l'on peut y trouver sont actifs et sont appliqués dans l'ordre dans lequel ils se trouvent dans cette synthèse. Plus tard viendra la possibilité de les activer ou désactiver à loisir.
Devant l'écran de synthèse vierge que vous allez découvrir, la seule possibilité d'action est la création de votre premier filtre en cliquant sur la boîte [+ Nouveau filtre] en haut de l'écran. Vous lui donnez un nom significatif, choisissez par bouton radio si l'ensemble des conditions doit être respecté ou seulement une parmi la liste pour que le filtrage ait lieu. Les conditions s'expriment facilement par choix dans des listes déroulantes. Le premier élément peut être choisi parmi : Objet, De, A, Cc, la suite est la condition, exprimée par un verbe et une chaîne de caractères libres. Une fois entrée, cliquez sur Ajouter et continuez le processus autant de fois que nécessaire. En dernier lieu, choisissez le nom du dossier dans lequel tout message qui répond aux conditions de ce filtre sera automatiquement rangé à son arrivée.
Voici ci-dessous un exemple de filtre à 3 règles dont la validité d'une seule provoquera le rangement du message dans le dossier "Mes lettres d'information". Il est possible de revenir sur les choix faits, d'effacer une des conditions ou d'en ajouter d'autres.
Les règles de filtrage qui ont été introduites précédement n'étaient jusque là en action qu'à l'arrivée de nouveaux messages. Selon un ensemble de conditions sur l'objet ou l'adressage (champs : A, De, Cc) du message, vous pouviez les orienter automatiquement vers un dossier particulier, voire la corbeille.
Cette méthode d'organisation laissait toutefois sur sa faim quant au traitement des messages déjà présents dans la boîte de réception ou tout autre dossier (éléments envoyés, dossier personnel, ...). Cette lacune est aujourd'hui comblée. Vous pouvez désormais appliquer une règle au contenu d'un dossier et agir manuellement cette fois sur le résultat. Voici comment :
Dans le menu Email > Filtres, vous pouvez à présent cocher une case "Menu" afin de retrouver votre règle dans les choix de filtrages des messages, jusqu'alors limités à quelques filtres très génériques : "tous", "non lus", "aujourd'hui", "5 derniers jours". Ainsi vous aurez en permanence à portée de clic, la possibilité d'appliquer l'une de vos règles au contenu du dossier dans lequel vous vous trouvez, libre à vous ensuite de choisir la destination des messages filtrés. En effet, la destination définie dans la règle ne s'applique qu'aux nouveaux messages entrants. L'usage de cette même règle dans un dossier en cours vous laisse le libre choix : juste observer le résultat, les sélectionner tous (par un CTRL-A) puis les glisser-déposer dans un autre dossier, dans la corbeille, etc.
Lorsque vous êtes dans la fenêtre de lecture d'un message, une nouvelle icône apparaît à gauche de celle de l'imprimante, représentant une large flèche pointant vers le bas. Celle-ci vous permet d'enregistrer le message courant en format "eml".
Ce format permet entre autres de nous faire parvenir tout message dans lequel vous suspectez des anomalies, qu'il s'agisse du contenu, des éventuels messages d'erreur qu'il contient ou du cheminement pris, sans qu'il subisse la moindre altération que ne manquerait pas de provoquer un simple transfert. D'autres usages peuvent être entrevus, tels que l'archivage de correspondances au sein d'un dossier de fichiers. Le format .eml est ouvrable par la plupart des clients mails tels que Outlook Express, Mail (sur Mac), ...
Comme dans tous les modules sur lesquels nous avons travaillé récemment, le clic droit a souvent remplacé des icônes qui surchargeaient les choix possibles. Si vous vous posez une question sur un mode opératoire, tentez le clic droit sur l'élément sur lequel vous souhaitez agir, vous aurez très souvent la réponse attendue.
Par exemple :
Tout utilisateur "intranet" de la suite Oryanoo possède une adresse email dès sa création. Celle-ci prend la forme : identifiant@bv.extranet-e.net où identifiant est le nom donné au login et bv le nom du bureau virtuel que vous retrouverez dans l'adresse à laquelle vous vous rendez pour en faire usage. Dès lors, différentes stratégies peuvent être mises en oeuvre, selon que tous les collaborateurs de l'entreprise sont des utilisateurs d'Oryanoo ou seulement une fraction d'entre eux :
Oryanoo permet à chaque utilisateur d'émettre des messages sous l'identité de son choix. Les identités se créent dans le sous-menu Identité du menu Email.
Le nom est juste une référence personnelle. Ici, l'identité est destinée à être utilisée dans un rôle de support, l'adresse d'émission du message sera donc support@oryanoo.com, ce qui fait que la réponse éventuelle qui parviendra à cet alias sera dispatchée à tous les membres du groupe support, c'est là son intérêt. L'identité par défaut est celle sous laquelle les messages seront envoyés si l'on n'en précise pas une différente. Les trois éléments typiques d'une identité sont : le nom sous lequel vous vous présentez, l'adresse email et la signature associée.
Pour aider les utilisateurs, l'accès aux identités a été rendu possible à l'administrateur. Cela lui permet de préparer des signatures homogènes pour l'ensemble des utilisateurs, conformes à la charte graphique de la société.
Pour choisir une autre identité lors de l'écriture d'un message, il suffit de cliquer sur la petite flèche en bout de ligne "De :" et toutes les identités disponibles apparaissent comme suit :