Les écrans de synthèse permettent la visualisations d'une liste d'objets sous forme de tableau. Cela peut par exemple être la liste des clients (Synthèse des sociétés), la liste des contacts, la liste des factures, etc.
Ces écrans de synthèse permettent d'effectuer des recherches, de filtrer les résultats et de trier les informations sur une ou plusieurs colonnes.
Ils permettent également d'exporter les données dans un fichier CSV.
¶ Tris
En cliquant sur l'entête d'une colonne donnée, le système effectue un tri des lignes sur les valeurs de la colonne concernée. Lors du premier clic, les données sont triées par ordre croissant. Au second clic, les données sont triées par ordre décroissant. Un troisième clic supprime le tri sur la colonne.
Les écrans de synthèse permettent le tri sur plusieurs colonnes. Dans le cas où un tri sur une colonne est déjà actif, le fait de cliquer sur une seconde colonne va activer le second critère de tri. Le nom de la colonne est alors suivi d'un numéro de tri.
En haut à gauche de l'écran de synthèse, figure un bouton "Supprimer tous les critères de tri". Dans le cas où l'on avait déjà un tri actif sur l'écran de synthèse, le bouton "Supprimer tous les critères de tri" s'affiche sur fond bleu. Si l'on souhaite changer de critère de tri, sans conserver les critères précédemment actifs, il suffit de cliquer sur ce bouton bleu "Supprimer tous les critères de tri" et ensuite cliquer sur l'entête de colonne sur laquelle on veut effectuer le nouveau tri.
Veuillez noter que le système conserve en mémoire les tris que vous effectuez sur un écran de synthèse donné. Ainsi, lorsque vous revenez ultérieurement à cet écran, le dernier tri positionné est toujours actif.
Si vous le souhaitez, il vous est possible de faire en sorte que le système ne conserve pas en mémoire les tris effectués sur un écran de synthèse donné. Pour activer cette option, veuillez cliquer sur le bouton rond et bleu en bas à droite de l'écran. Ce bouton ouvre les options des écrans de synthèse. Certaines options sont globales à l'ensemble des écran de synthèse, d'autres ne concernent que l'écran de synthèse en cours (celui à partir duquel vous avez appelé les options). Pour ne pas retenir les critères de tri, veuillez activer l'option "Ne pas retenir les paramètres de tri pour cet écran".
¶ Recherches
¶ Recherches par date
Il est possible d'effectuer des recherches par date dans les écrans de synthèse. Il vous suffit d'entrer tout ou partie d'une date dans la zone de recherche de la colonne concernée et de valider par la touche "Entrer".
Veillez bien à utiliser la zone de recherche relative à la colonne concernée et non la zone "globale" située plus haut, à droite de la loupe.
¶ Une ou deux dates
Dans la zone de recherche, vous indiquez une date
Par exemple, 10/07/2008, puis "entrer". Le système va alors sélectionner les éléments relatifs à la date concernée (entre 00:00 et 23:59).
Vous pouvez également entrer une date partielle
/07/2008 permet de retrouver tous les éléments de juillet 2008.
//2008 permet de retrouver tous les éléments de l'année 2008.
Notez bien la présence des "/" qui permettent de formater la date. Ils sont indispensables. Vous trouverez plus d'explications à ce sujet plus bas dans le document (Format des dates).
Si vous omettez le mois ou l'année, le système complète avec le mois et (ou) l'année en cours.
08// recherche les éléments du 08 juillet 2008 (si on est bien en juillet 2008)
12/3/ recherche les éléments du 12 mars 2008 (si on est bien en 2008)
Dans la zone de recherche, vous indiquez deux dates
Dans ce cas, votre recherche s'effectue entre ces deux dates (les deux sont comprises dans la recherche).
Par exemple :
15/04/2008 20/06/2008 : les éléments compris entre le 15 avril 2008 et le 20 juin 2008.
//2003 //2005 : les éléments compris entre le 1er janvier 2003 et le 31 décembre 2005.
/04/2008 /06/2008 : les éléments compris entre le 1er avril 2008 et le 30 juin 2008.
Mais aussi :
/4/ /6/ : les éléments compris entre le 1er avril et le 30 juin de l'année en cours.
Avec des heures, des minutes ...
... et pourquoi pas des secondes
Il vous est possible de préciser votre recherche avec une heure:
12/06/2008 15:30 15/06/2008 10:20 : les éléments compris entre le 12 juin 2008 à 15 heures 30 et le 15 juin 2008 à 10 heures 20.
12/06/2008 15:30:10 15/06/2008 10:20:05 : la même chose, avec des secondes
Les mots hier, aujourd'hui, demain et maintenant sont reconnus par le système. Ces mots clés sont fonction de la langue que vous utilisez dans le CRM. Par exemple, si vous utilisez l'interface en anglais, les mots clés deviennent : yesterday, today, tomorrow et now.
¶ Format des dates
Dans Menu > Préférences vous pouvez préciser le format des dates. Veillez à respecter ce format lorsque vous effectuez une recherche (caractère séparateur et ordre dans lequel apparaissent le jour, le mois et l'année).
L'année doit toujours être précisée sur 4 caractères.
¶ Métacaractères
Ne soyez pas effrayés, il ne s'agit que d'un caractère particulier, en l'occurrence un astérisque que vous pourrez placer avant ou après la chaîne de caractères recherchée. Il signifie qu'un nombre quelconque de caractères peut se trouver à sa place. Ceci est illustré ci-dessous, où vous voyez successivement :
- La synthèse des contacts sans critère particulier
- La même avec la recherche de l'occurrence "dir" qui renvoie tous les contacts ayant cette chaîne quelque part dans leur fonction
- Avec "dir*", ce ne sont plus que ceux dont la fonction commence par la chaîne de caractères "dir" qui s'affichent
- Tandis qu'avec "*al", ce sont tous ceux dont la fonction se termine par "al" qui apparaissent
¶ Recherche
Sans critère de recherche
Recherche de "dir" dans la fonction
Recherche des contacts dont la fonction commence par "dir"
Recherche des contacts dont la fonction se termine par "al"
¶ Synthèse par type
Vous pouvez dès à présent composer des écrans de synthèse par type. Comme vous composiez ceux des vues, vous pourrez vous appuyer sur une synthèse déjà définie pour initialiser celle en cours de création et ne travailler que sur les différences, parfois minimes, en gagnant du temps par rapport à une création pure. Vous n'êtes pas obligé de créer une synthèse pour chaque type. Si elle existe, elle est utilisée et dans le cas contraire, c'est la générique qui s'appliquera.
La synthèse spécifique à un type s'applique dès lors que vous filtrez sur le type en question. Ce filtre est situé en haut de l'écran, avec l'indication "Tous les types" lorsqu'aucun n'a encore été sélectionné.
Il peut exister des situations cocasses où un filtre a été établi sur une colonne dans un écran de synthèse et qu'il soit transporté toujours actif dans une synthèse d'un type que vous sélectionnez où cette colonne n'apparaît pas (vous suivez ?). C'est pourquoi vous verrez à présent une ligne résumant les filtres en place, pour votre bonne compréhension, et il vous sera possible de les éliminer en cliquant sur le petit entonnoir; comme ci-dessous :
Vous verrez l'expression employée se changer de "contient" en "est égal" si vous avez positionné l'option de recherche (en cliquant sur la petite loupe) à "Expression exacte". Dès lors, les résultats sont très différents comme ci-dessous où aucun code postal n'est vraiment égal à 75 :
Vous cliquez sur la petite loupe pour voir les options de recherche sélectionnées, elles apparaissent en gras. Vous les désélectionnez en cliquant dessus et pouvez relancer la recherche. A noter que la fonction "Supprimer le critère de recherche ne s'applique qu'au critère global entré dans la fenêtre à droite de la petite loupe.
¶ Pagination
Nombre de lignes par page : C'est vous qui choisissez ce paramètre par défaut, en allant dans le menu « Préférences » du menu principal. Sa valeur initiale est de 30, ce qui signifie que si vos contacts sont au nombre de 3000, leur synthèse se présentera sous forme de 100 pages successives. Une valeur plus importante est bien sûr possible, 100 étant parfaitement acceptable. Au delà, les performances de l'affichage risquent de s'en ressentir. Dans les faits, vous vous rendrez vite compte que ce n'est pas en consultant les pages que vous procédez habituellement mais en recherchant l'information précise grâce aux tris et aux filtres discutés la semaine dernière.
Les écrans de synthèse se présenteront donc avec le nombre de lignes par page souhaité et rappelé sur le bandeau du haut avec un ensemble d'icônes présentes en tout ou partie selon la page consultée. En voici un exemple, tiré d'une synthèse des contacts :
Le nombre de lignes par page (100) est indiqué à droite de l'icône représentant une page. Il est possible de le modifier, le changement restera alors actif et s'appliquera à tous les écrans de synthèse des applications que vous utilisez.
La page actuelle (3) est indiquée dans un rectangle blanc. A sa droite est donnée, après le signe « / », l'indication du nombre total de pages (41) que prend cette synthèse.
- Flèche simple vers la droite : Aller à la page suivante.
- Flèche simple vers la gauche : Aller à la page précédente.
- Flèche vers la droite en butée : Aller à la dernière page.
- Flèche vers la gauche en butée : Aller à la première page.
La synthèse des messages de la boîte email fait exception et pagine tous les 100 messages, paramètre non modifiable par l'utilisateur. Vous pouvez entrer directement le numéro de la page à laquelle vous souhaitez vous rendre plutôt que de manipuler les flèches. C'est d'ailleurs ainsi que vous pourrez résoudre par vous-même un souci de pagination qui pourrait se manifester par une absence d'affichage et un compte de page erroné. Forcez la page 1, même si c'est celle qui est indiquée, tapez "Entrée" et tout doit se rétablir.